Jak chronić dane firmowe podczas wakacji?

Okres wakacyjny nie należy do najłatwiejszych dla kadry zarządzającej – zwłaszcza w kwestii cyberbezpieczeństwa. Spora część pracowników przenosi się na pracę zdalną, wykonując obowiązki albo z domu, albo z jakiegoś innego miejsca. Poza tym to czas wzmożonych wyjazdów służbowych. Podróżujący pracownik często korzysta z laptopa w pociągu, hotelu czy kawiarni. Takie sytuacje rodzą duże niebezpieczeństwo przechwycenia danych firmowych przez osoby trzecie. A to już prosta droga do poważnych problemów w firmie, w tym przerwania ciągłości działania biznesu. Jak zadbać o lepszą ochronę danych firmowych podczas wakacji? Na co uczulić pracownika? Jak zabezpieczyć sprzęt? Zapoznaj się z zestawem praktycznych wskazówek, które przydadzą się na wypadek wyjazdów.

Czy dane firmowe faktycznie są mniej bezpieczne podczas wakacji?

W trakcie wakacji pracownicy często postanawiają pracować z domu. Zdarza się też, że wyjeżdżają w jakieś malownicze miejsce – np. do domku nad jeziorem – i tam wykonują swoje obowiązki, w wolnym czasie ciesząc się dostępnymi atrakcjami.

Praca zdalna to pod wieloma względami spore udogodnienie, ale jeśli chodzi o cyberbezpieczeństwo, kadra zarządzająca musi być gotowa na potencjalne niebezpieczeństwa. Trudno zapewnić sieci poza firmą taki sam poziom zabezpieczeń, jaki znajduje się w biurze. Poza tym pracownicy lubią wchodzić do zasobów firmowych za pomocą domowego sprzętu, zazwyczaj mającego dużo słabszą ochronę (albo niemającego żadnej).

Nawet jeśli wprowadzisz najlepszą ochronę w sieci także u personelu na pracy zdalnej, nie masz gwarancji bezpieczeństwa danych. Okazuje się, że około 50% osób przynajmniej raz w tygodniu obchodzi firmowe zabezpieczenia – bo tak jest szybciej, łatwiej, wygodniej. 17% osób w ogóle nie przejmuje się cyberochroną, obchodząc zabezpieczenia codziennie!

Dane firmowe są też poważnie zagrożone w trakcie wyjazdów służbowych. Pracownicy podczas podróży korzystają z telefonu, laptopa czy tabletu w biegu, bez zastanowienia łącząc się do dostępnej sieci – w hotelu, w kawiarni, na lotnisku, w pociągu i tak dalej. Zazwyczaj takie sieci nie mają żadnych zabezpieczeń albo mają na tyle znikome, że haker bez problemu się przez nie przedrze. Statystyki pokazują, że co siódma podróżująca służbowo osoba stała się ofiarą kradzieży danych.

Poza tym podczas wyjazdu służbowego laptop używany przez pracownika może zostać skradziony lub zgubiony. Wtedy w niepowołane ręce trafia szereg danych firmowych, często kluczowych dla prowadzenia biznesu.

Jak zmniejszyć ryzyko kradzieży danych firmowych podczas wakacji?

Przygotowaliśmy zestaw praktycznych wskazówek podnoszących poziom bezpieczeństwa danych podczas wyjazdów służbowych. Stosuj je podczas każdej podróży oraz zadbaj, by przestrzegali ich również wszyscy pracownicy wykonujący obowiązki poza biurem.

1. Ustaw hasło na telefonie.

Przede wszystkim pilnuj swojego smartfona, gdyż jest kopalnią informacji, którymi niekoniecznie chcesz się dzielić z osobami trzecimi. Wyobraź sobie, co może się stać, jeśli ktoś zdobędzie Twój telefon i wejdzie na zalogowanego maila firmowego. Pamiętaj jednocześnie, że nawet mimo wysokiej ostrożności ludziom zdarza się zgubić sprzęt albo paść ofiarą złodzieja. Dlatego koniecznie ustaw na telefonie hasło, które utrudni osobom niepowołanym przejrzenie zawartości.

2. Zmień limit czasu blokady ekranu.

Kiedy przez dłuższy czas nie korzystasz ze sprzętu typu laptop czy smartfon, zostaje on wygaszony i automatycznie zablokowany. Zazwyczaj dzieje się to po minimum trzech minutach. Na potrzeby podróży skróć czas blokady ekranu do 30 sekund. Szanse na to, że ktoś zdąży przejrzeć zawartość, gdy na chwilę spuścisz urządzenie z oka, spadną niemal do zera.

3. Stwórz bezpieczny folder.

Bezpieczny folder to specjalny folder na smartfonie, który chroni pliki za pomocą czterocyfrowego kodu PIN. Umieść w nim wszelkie wrażliwe dane czy aplikacje (np. powiązane z pocztą oraz bankowością elektroniczną). Przeniesione do niego informacje nie są widoczne w żadnym innym miejscu. Jak założyć taki folder? Skorzystaj z aplikacji “Files by Google”.

4. Przygotuj się na zdalne czyszczenie pamięci urządzenia.

Co, jeśli telefon zaginął lub został skradziony? Przygotuj się wcześniej na taką ewentualność. Możesz zainstalować aplikację, która będzie śledzić sprzęt. Albo – co więcej – postaw na aplikację, dzięki której zdalnie usuniesz z urządzenia ważne informacje, zanim przestępca zdąży się do nich dobrać.

5. Pobieraj tylko sprawdzone aplikacje.

Cyberprzestępcy chętnie wykorzystują w działaniach fałszywe aplikacje. Wystarczy, że niechcący pobierzesz taki program, a hakerzy poznają Twoje dane dostępowe i dane do konta albo otworzą sobie furtkę do całej zawartości urządzenia. Dlatego zanim zainstalujesz jakąkolwiek aplikację, upewnij się, że pochodzi ze sprawdzonego i oficjalnego źródła.

6. Aktualizuj system operacyjny.

Fakt, że urządzenie często domaga się zaktualizowania, bywa naprawdę męczący. Jednak miej świadomość, że każda aktualizacja posiada jakiś cel. Usprawnia działanie, ulepsza funkcjonalności, naprawia błędy, usuwa luki w zabezpieczeniach. Ignorowanie aktualizacji sprawia, że ochrona sprzętu staje się przestarzała, a więc niewystarczająca.

7. Uważaj na publiczne sieci wi-fi.

W trakcie podróży często rodzi się nagła konieczność skorzystania z internetu – by wysłać ważnego maila, by szybko opłacić fakturę, by ustalić jakąś kwestię z pracownikami… Zastanów się, zanim podłączysz się pod otwartego hotspota. Cyberprzestępcy za jego pomocą z łatwością przechwytują dane. Upewnij się też, czy masz wyłączoną na telefonie funkcję automatycznego łączenia się z dostępną siecią. Jeśli tak czy inaczej musisz wejść do internetu za pomocą publicznej sieci, używaj połączenia VPN do szyfrowania ruchu.

8. Nie podłączaj się do kabli USB nieznanego pochodzenia.

Zdarza się podczas wyjazdu, że musisz szybko podładować baterię telefonu czy laptopa. Chcesz to zrobić w miejscu, gdzie do dyspozycji czeka publiczny kabel USB, na przykład w autobusie lub w centrum handlowym? Uważaj, bo ładowarka poza – nomen omen – funkcją ładowania ma też inną, a mianowicie przesyła dane. Całkiem możliwe, że hakerzy już dawno zyskali do niej dostęp. Warto zatem nosić ze sobą powerbank.

9. Obejrzyj nagranie z webinaru eksperckiego “Cyberbezpieczeństwo podczas wakacji”.

Jeśli potrzebujesz bardziej rozbudowanej wiedzy, mamy coś dla Ciebie. Razem ze specjalistami z Samsung Electronics przygotowaliśmy webinar poświęcony zabezpieczaniu danych firmowych przy pracy zdalnej oraz wyjazdach służbowych. Nagranie z tego wydarzenia obejrzysz bezpłatnie. Dowiesz się, jak podnieść poziom cyberbezpieczeństwa poza biurem, a przede wszystkim: jak wyeliminować cyberzagrożenia czające się za pracą zdalną; jak zmniejszyć ryzyko kradzieży danych podczas wyjazdów służbowych; w co celują hakerzy i jakich metody używają; jakie dobre praktyki wprowadzić w swojej firmie.

Jak jeszcze zadbać o cyberbezpieczeństwo firmy? Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o kwestiach związanych z cyberochroną, odwiedzaj regularnie naszego bloga, a także fanpage lub profil LinkedIn, gdzie dzielimy się przydatnymi informacjami.

Do usłyszenia!

Zespół Sagenso